Wie die Rohstoffe verwalten?

[WillWissen]

Hallo Ihr Lieben,

ich krame mal diesen Faden aus. Ich habe nicht soviel über Rohstoff Organisation gefunden. Und es ist alle ähnlich alt.
Gibt es inzwischen andere Lösungen für die Rohstoff Verwaltung?
Und ich bemerke auch, dass ich meine Rezepte besser organisieren muss. Hat da jemand den Königsweg gefunden?

Momentan komme ich weniger zum Rühren. Ich beschäftige mich mehr mit meiner Logistik. Was ja für ein kleines Hobby vielleicht auch etwas übertrieben ist. Aber das ist der Perfektionsdrang.

Es gibt hier in der Rührküche auch Mitglieder, die Naturkosmetik verkaufen. (nein, das habe ich nicht vor)
wie macht das denn eine kleine ein bis zwei Personen Manufaktur? Hier gibt es doch Vorgaben mit Nachvolllziehbarkeit der Rohstoffkette und ähnliches.
Aber da wäre ja ein Programm, wie es die Industrie benutzt zu teuer/groß. Gibt es da inzwischen was kleines zu kaufen? Oder habt ihr selbst was gebaut/bauen lassen?
Wie sieht sowas aus?

vielen Dank
liebe Grüße
jane

[Nine]

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wie macht das denn eine kleine ein bis zwei Personen Manufaktur? Hier gibt es doch Vorgaben mit Nachvolllziehbarkeit der Rohstoffkette und ähnliches.
...

Liebe Jane,
das ist ganz simple: Ich habe einmal alle Rohstoffe in einer Excel-Tabelle angelegt mit Spalten für Namen, Kaufdatum, Händler-ID (aus einer anderen Liste mit den Händler-Adressen), Chargennummer, MHD, Menge. Die aktuelle Tabelle hat denn eine Nummer, und dreimal streiche ich mit verschiedenen Farben verbrauchtes aus und gfls. neu gekauftes ein, das bekommt dann ein aktuelles Datum. Wenn ich das dreimal gemacht habe udn die Tabelle sozusagen "voll" ist, wird der aktuelle Stand dann in die elektronische Datei übernommen, die Nummer geändert, die Tabelle ausgedruckt und dann geht es von vorne los. Im Laborbuch steht dann sowas wie "Es gilt die Rohwarenliste Nr. 52 in der Fassung vom 25.6.2026" und damit ist Nachvollziehbarkeit gegeben!

Liebe Grüße
Nine

[WillWissen]

Hallo Nine,

ja, du bist tatsächlich eine Rührerin, die ihre Produkte auch verkauft.
Ich bin mir sicher, dass dein Workflow passt.
Ich bemerke bei mir, dass ich nicht konsequent genug bin im Listen pflegen. Deshalb dachte ich, "mach ein System, dass dich zwingt".

Es wäre nett, wenn die/der ein oder andere mal kritisieren könnte, was ich mir hier ausgedacht habe.
Die Information "das ist doch ein alter Hut, ist schon 100 mal implementiert" würde mir auch helfen.

vielen Dank
jane

Meine Idee für den Rohstoff-Workflow

Einkauf/Zugang: Jeder Rohstoff-Kauf (oder selbst hergestellter Zwischenschritt wie Mazerat/Hydrolat) wird als eigene "Charge" erfasst: Menge, MHD, Lieferant, Einkaufsdatum, Chargennummer vom Händler, Lagerplatz.
Einheit: Alles wird in Gramm gewogen und eingebucht — auch Flüssigkeiten —, nicht nach Packungsangabe in ml übernommen. So bleibt der Gesamtbestand über alle Chargen eines Rohstoffs vergleichbar (kein Mix aus g und ml in derselben Summe).
Haltbarkeit: Zusätzlich zum MHD gibt's pro Rohstoff eine "Haltbarkeit nach Öffnung" (in Monaten) — sobald eine Charge angebrochen wird, rechnet das System automatisch ein kritisches Verbrauchsdatum aus (das frühere von MHD und Anbruch+Haltbarkeit).
Rezept & Ansatz: Ein Rezept legt die Zutaten in % fest. Beim tatsächlichen Rühren (ein "Ansatz") wird zuerst geprüft, ob genug Bestand da ist.
Verbrauchsbuchung erst nach Bestätigung: Der Lagerabgang wird nicht schon beim Planen gebucht, sondern erst wenn man nach dem Rühren mit sauberen Händen bestätigt "erfolgreich gerührt" — verhindert Fehlbestände bei abgebrochenen/verschobenen Sessions. Abgebucht wird dann automatisch von der ältesten offenen Charge zuerst (FIFO).
Sonderfall Mazerate/Extrakte/Hydrolate (mit Standzeit): dreistufig statt zweistufig — Geplant → Angesetzt (Rohstoff wird verbraucht, erwartetes Fertigstellungsdatum wird berechnet) → Fertiggestellt (die tatsächliche Ausbeute nach dem Filtern/Abschluss wird eingebucht, nicht die geschätzte Menge).
Bestandskorrekturen: Wenn die Realität nicht zum Systemwert passt (z. B. "Gebinde leer trotz 20g im System"), gibt's kein starres Inventursystem, sondern Ad-hoc-Korrekturen mit Datum+Grund — kein kommentarloses Überschreiben.
Verschenken: Eine Charge kann auch direkt verschenkt werden, statt in einem Rezept zu landen. Das gilt vor allem für meine Hydrolate.

[miraculix]

Hallo Jane,
für diese Aufgabe habe zunächst an eine Datenbanklösung gedacht. Das war mir zu aufwendig und zu starr. Meine Lösung ist etwas schlanker als Du oben beschrieben hast. Ich habe Excel verwendet, ähnlich wie eine Datenbank. Ich gebe alle Informationen nur 1 Mal ein, anschließend wird nur darauf zugegriffen. Mein Excel-Tool hat folgende Tabellen Eingabe Rohstoffe, Eingabe Rezepte (alle), Berechnungen, Rezept drucken. Jeder Rohstoff hat 5 bis 15 Eigenschaften, wenn ich faul bin trage ich nur wenige Eigenschaften ein. Im Rezeptteil greife ich auf die Rohstoffe zu mit der Formel Sverweis.
Fettsäurenspektrum, Preis, Alkoholgehalt, Fettphase, Wirkstoffemenge werden in einem Zwischenschritt berechnet. In einem Extrablatt stehen alle Rezepte untereinander. Sie sind filterbar, auf 1-2 A4-Seiten druckbar und enthalten die Infos, die ich beim Rühren brauche.
Mein Tipp, mache nur so viel wie Du auch bereit bist die Listen zu pflegen.

Liebe Grüße
Miraculix

[WillWissen]

Hi Miraculix,

ja, das klingt auch nach einer sinnvollen Idee. Ich habe bisher auch mit Tabellen ( Numbers) gearbeitet. Das ging irgendwie für die Rohstoffe, aber auch nicht so super. Dann ging es los mit den Rezepten. Hier und da was für andere gemacht, Feedback bekommen, und alles auf den Rezept Zetteln notiert. Jetzt finde ich mich in dem Ordner auch schon nicht mehr zurecht.
Und ja, ich glaube mein Ansatz ist schon ein bisschen Overkill. Aber es geht auch ein bisschen darum, mich zum Pflegen der Daten zu zwingen. Ich habe bei meinen Listen gemerkt, dass ich im Lauf der Zeit schlampiger geworden bin. Dann gab es immer mal wieder eine Inventur und alles ging von vorne los.
Ich bastle jetzt halt mal, meine Datenbank steht soweit und viele Rohstoffe sind bereits erfasst. Die ersten Rezepte zum Testen sind drin. Und irgendwie macht das Erstellen der Lösung auch Spaß.
Interessiert es, wenn ich zwischendrin mal von meinem Status berichte?

viele Grüße
jane

[RuehrLiebe]

Und irgendwie macht das Erstellen der Lösung auch Spaß.
Interessiert es, wenn ich zwischendrin mal von meinem Status berichte?

viele Grüße
jane

Aber natürlich interessiert das. Sicher nicht nur mich.

Ich habe nur eine Excelliste mit unterschiedlich Rubriken, pro Rubik eine markante Schriftfarbe. In den Rubriken habe ich dann die Rohstoffe mit Namen, gekaufter Menge, Lieferant, Preis und MHD notiert. Ich habe das Gefühl je umfangreicher die Liste war, desto weniger gut war sie gepflegt. So ist sie sehr einfach, aber nach dem Rühren, wenn etwas leer wurde, mache ich daraus die Bestellliste. Unter der Liste habe ich noch Wünsche für die nächste Bestellung notiert.
Meine Rezepte hätte ich gerne auch besser strukturiert, da habe ich noch grosses Potential.

Für meine Bücher habe ich es mal mit einer Datenbank versucht. Ich lese sehr viel und ich notiere seit meiner Jungend alles. Leider bin ich dort zu wenig konsequent gewesen, weil ich zu viele Angaben machen musste. Somit ist es dort dann auch wieder „nur“ eine Liste geworden. Nur wenn es einfach ist, bin ich diszipliniert.

[WillWissen]

Aber natürlich interessiert das. Sicher nicht nur mich.

Liebe RuehrLiebe,

danke fürs Nachfragen, dann berichte ich mal.

Das Herz des Ganzen - der Rührzettel: Bevor ich rühre, drucke ich mir das Rezept als Rührzettel aus. Zu jeder Zutat stehen darauf der Lagerplatz und die Chargennummer der Packung, die ich nehmen soll. Das Zusammensuchen dauert dadurch nur noch einen Bruchteil der Zeit. Und mit dem Zettel kann auch jemand anderes meine Zutaten finden und rühren. Das ist getestet - mein Mann hat alles gefunden.

Was ich mir merke: Alle Rohstoffe mit INCI, Funktion und Dosierung, bei Ölen auch Ölgruppe und Fettsäureprofil. Jede Packung ist eine eigene Charge mit Lieferant, Lagerplatz, Restmenge und MHD. Die Rezepte stehen in Prozent, aufgeteilt in Phasen, und jedes Rühren ist ein „Ansatz“ mit eigener Chargennummer. Selbst Angesetztes wie Mazerate wird wieder zu einem Rohstoff, so kann ich zurückverfolgen, woraus meine Creme gemacht ist.

Rühren und Einkaufen: Vor dem Rühren sehe ich, ob alles in ausreichender Menge da ist. Nach dem Rühren bestätige ich, und ein kleines Skript bucht den Verbrauch ab, genau von der Charge, die auf dem Rührzettel steht. Die Etiketten für die fertigen Sachen werden auch automatisch erzeugt. Damit ist dein Punkt mit der Disziplin bei mir weitgehend gelöst: Ich muss kaum noch etwas von Hand eintragen, und das war früher genau meine Schwachstelle. Auf der Einkaufsliste steht zusätzlich, wofür ich etwas kaufe, dann habe ich hoffentlich in Zukunft weniger Schrankleichen.

Ob es gut war und für wen: Ich hab die Personen erfasst, für die ich rühre, mit Hauttyp, Unverträglichkeiten und Vorlieben. Jeder Ansatz ist mit den Leuten verknüpft, die etwas davon bekommen haben, und es gibt ein Feld für Feedback. Ehrlich gesagt ist das bisher mein schwächster Teil, da hinke ich mit dem Eintragen noch hinterher. Aber vermutlich reicht es, ab jetzt konsequent im neuen System einzutragen.

Und die KI: Ich arbeite mit einer KI, sowohl beim Bauen der Datenbank und der Skripte als auch beim Eintragen. Oft fotografiere ich einfach ein Rezept oder einen Lieferschein, und der Rest wird eingetragen. Außerdem nutze ich sie als Sparringspartner bei Rezepturen: Zutaten ersetzen, Dosierungen prüfen, Quellen gegenchecken. Die Grundlage sind dabei Olionatura, die Rührküche und Heikes Bücher. Ich hab ausdrücklich darum gebeten, mir zu widersprechen, statt mir nur recht zu geben. Blind vertrauen darf man aber nicht. Am Ende gleiche ich immer mit bewährten Rezepten und Heikes Rechnern ab.
Das System funktioniert natürlich auch ohne KI. Die Datenbank hat eine eigene Web-Oberfläche, in der ich direkt eintragen und ändern kann, auch vom iPad aus.

Wie es weitergeht: Das Bauen ging schneller als erwartet. Jetzt nutze ich das Ganze erst mal im aktuellen Stand und rühre wieder mehr. Ideen für eine Oberfläche, die mich durch die einzelnen Schritte führt, gibt es schon. Die hebe ich mir aber auf, bis ich weiß, ob das System so wirklich taugt.

liebe Grüße
jane

[RuehrLiebe]

Liebe Jane

Das klingt alles sehr professionell und die Rückmeldungen für die fremd gerührten Sachen sind sicher sehr wichtig. Wenn es nur für einen selbst ist, hat man das eher im Griff.

Danke für Deinen Bericht.

[bibib]

[...] sowohl beim Bauen der Datenbank und der Skripte als auch beim Eintragen.
[...] Die Datenbank hat eine eigene Web-Oberfläche, in der ich direkt eintragen und ändern kann, auch vom iPad aus.

Liebe Jane,
das klingt ja alles sehr interessant. Ich überlege schon seit einiger Zeit, so etwas in der Art als Programmierübung zu basteln. Würdest du mir ein paar Eckdaten verraten? Machst du das mit PHP/MySQL/MariaDB oder mit JavaScript und wasauchimmer oder ganz anders?

[WillWissen]

Würdest du mir ein paar Eckdaten verraten?

Liebe bibib,

gern! Vorab die Einordnung: Programmieren kann ich selbst nicht, aber ich habe einen Hintergrund aus IT und Systemarchitektur und arbeite schon länger mit einer KI zusammen. Ohne dieses Vorwissen wäre das Ganze wohl etwas zäher gewesen. Cool, wenn du Programmieren kannst. Dann hast du es sicherlich einfacher.
Die Anforderungen an Datenstruktur und Abläufe habe ich vorgegeben. Die Umsetzung war im Detail ein Ping-Pong zwischen mir und der KI: Sie hat mir erklärt, wie ich Datenbank und Oberfläche installiere, und hat die Skripte geschrieben. Ich habe verbessert, wenn mir was nicht gefiel oder nützlich genug war.

Technisch ist es weder PHP noch JavaScript, sondern "Low-Code": Die Basis ist NocoDB, eine freie Weboberfläche auf einer MariaDB-Datenbank, die bei mir auf einem kleinen Rechner im Heimnetz läuft. Tabellen, Verknüpfungen (Rohstoff → Charge, Rezept → Phase → Zutat, Ansatz) und Formelfelder klickt man dort zusammen, und man bekommt gleich eine Oberfläche zum Eintragen und eine API dazu. Das habe ich so ausgesucht, weil ich das per Web Oberfläche auch auf meinem Tablet direkt beim Rühren benutzen könnte. Inzwischen habe ich festgestellt, dass ich das gar nicht mache. Ein Rührzettel auf Papier ist mir lieber.

Alles, was automatisch passiert (Verbrauch abbuchen, Rührzettel, Etiketten), sind kleine Python-Skripte, die die KI geschrieben hat. Sie reden per API oder direkt per SQL mit der Datenbank. Rührzettel und Etiketten werden als HTML erzeugt und über den Browser als PDF gedruckt.

Ein Tipp, falls du es nachbaust: NocoDB hat mit MariaDB einen bekannten Bug beim Löschen und Ändern in Tabellen mit Verknüpfungs-/Lookup-Feldern. Bei mir scheitert es über die API, in der Oberfläche geht es. Ein Fix ist vorgeschlagen, aber noch nicht eingebaut. Größere Änderungen laufen deshalb per direktem SQL.
Und wichtiger als die Technik: erst das Datenmodell sauber durchdenken, dann ergibt sich der Rest von alleine.

Wenn du magst, zeige ich dir gern mein Datenmodell (welche Tabellen, welche Felder, wie sie zusammenhängen) und wie die Skripte aufgebaut sind. Sag einfach, was dich interessiert. Das gilt auch für alle anderen hier.

liebe Grüße
jane

[Beauté]

... Sag einfach, was dich interessiert. Das gilt auch für alle anderen hier...

Also mich würde ein fix fertiges "Tool" interessieren, das ich easy peasy nützen könnte ! Ideen könnte ich bringen, und im testen bin ich gut - dann hört es aber auf ...
LG - Beauté

[WillWissen]

fix fertiges "Tool"

Liebe Beauté,

ein fix fertiges Tool mit "easy peasy" gibt es von mir leider nicht, mein System ist eher eine Datenbank mit einer Sammlung von verschiedenen Skripten, entstanden aus zwei drei Monaten Basteln mit einer KI. Aber dein Wunsch ist ja ein Anfang.

Mein erster Schmerz war übrigens das Zusammensuchen der Rohstoffe. Ein Zettel pro Rezept, auf dem für jede Zutat Lagerort, erwartete Lagermenge und meine Chargennummer stehen, hätte mir schon viel Sucherei erspart. Falls dich so etwas auch reizt: Was würdest du dir als Erstes wünschen? Und wo stehen deine Rezepte im Moment, auf Zetteln oder schon irgendwo digital?

Ideen sammle ich gern.

liebe Grüße
jane

[Beauté]

Liebe Jane
Supi: brainstorming  !
Seit meinen Anfängen fahre ich doppelt. Ich entwickle das Rezept in einem Excel, insbes. wegen der Analyse der Fettsäuren im Produkt. Dann übertrage ich in den ON Rechner, um einen praktischen Ausdruck für die Rührsession zu haben. Das definitive Rezept wird als PDF abgelegt.
Mein Ingredienzenmanagement sieht so aus: 
Wenn etwas während des Rührens ausgeht, trage ich das Produkt auf der Händlerseite in die Wunschliste ein. Sonst ziehe ich alle paar Monate mit Papier und Stift in den Keller und an meinen Rohstoffeschrank und prüfe, ob es für die nächste Session genug hat. Dann wird bestellt oder auch in die Wunschliste aufgenommen. Das ginge definitiv einfacher... .
Brauchen tue ich eine Rezeptvorlage, die für die Rührsession bereit liegt. Reihenfolge der Rohstoffe aufgeführt nach Einrührzeitpunkt. Digital oder Papier, zum ev. abhaken.
Cool wäre eine Vergleichsmöglichkeit der einzelnen Produkte. Z. B. klappte es plötzlich nicht mehr mit den Shampoobars, sie wurden nicht mehr hart. Und jetzt, finde die Unterschiede. Klar, eine KI findet die..
Manchmal weiss ich während des Rührprozesses bei einem Rohstoff nicht mehr, wie der verarbeitet wird. Cool wäre, ich klicke im Rezept drauf und es zeigt mir das grad an.
Oder bei der Entwicklung eines neuen Rezeptes werden mir die Wirkung und die Dosierung eines Rohstoffes angezeigt. In der Beschreibung zum Prozess dann die Verarbeitung wie auflösen in..., kalt einrühren, Temperaturen, etc. Ein Tipp seitens des Tools, wenn ich etwas vergessen habe (Gelbildner, Konservierung etc.) wäre hilfreich. Auch einen, wenn es etwas nicht braucht, z.B. einen Gelbildner bei Verwendung von Bergamuls.
Vielleicht macht mir das Tool auch grad einen Vorschlag, welche Bechergläser ich für die Session benötige.
Und dann schmiert mich das Tool nach dem Duschen grad ein und massiert mir die Füsse !
LG - Beauté

[Helga]

Und dann schmiert mich das Tool nach dem Duschen grad ein und massiert mir die Füsse

Wer weiß schon ob das in 10 Jahren nicht schon möglich ist , blöd nur dass so kleine Roboter keinen knackigen Po und seidige Haut haben, das Auge will schließlich auch was davon haben.

Das ginge definitiv einfacher... .

Ihr werdet mich wahrscheinlich auslachen: Ich habe in meinem Rohstoff-(Haupt)-Schrank einen kleinen Block und notiere mir was ich demnächst bestellen muss indem ich die Rohstoffe die zur Neige gehen zur Seite stelle und nach dem Rühren notiere, manchmal auch schon während ich die Rohstoffe nach Reihenfolge bereit stelle.

[WillWissen]

Liebe Beauté, liebe Helga,

danke für die Ideen, ha, ein Hoch auf Brainstorming! Und fast schon beruhigend, dass ihr auf so ziemlich dasselbe kommt wie ich.

Beauté, bei einigen deiner Wünsche habe ich gemerkt: Die sind bei mir schon da, nur etwas anders gelöst. Mein Rührzettel hat die Zutaten nach Phasen sortiert, also in der Reihenfolge, in der sie gebraucht werden, mit Temperatur und einer kurzen Verarbeitungsbeschreibung für jede Phase. So ähnlich, wie Heike es in ihrem E-Book macht. Dazu Lagerort und Chargennummer je Zutat, und links eine Checkbox zum Abhaken mit Stift. Die Verarbeitung steht bewusst bei der Phase und nicht beim Rohstoff, weil der selbe Rohstoff mal geschmolzen und mal kalt, mal ins Fett und mal in die Wasserphase eingerührt wird. Und ich will beim Rühren nicht nachschlagen müssen.

Beim Rühren stelle ich mir alle Rohstoffe nach Phasen sortiert hin, und was schon eingerührt ist, kommt auf die gegenüberliegende Seite. So sehe ich auf einen Blick, wo ich bin, und räume hinterher alles in einem Rutsch weg.

Der Vergleich bei den Shampoobars (was war diesmal anders?) klappt bei mir hoffentlich in Zukunft, weil ich zu jedem Ansatz aufschreibe, welche Charge von welchem Rohstoff drin war. Das Finden der Unterschiede übernimmt dann bei mir eine KI. Die Tipps zu vergessener Konservierung oder zu unnötigen Gelbildnern lasse ich ebenfalls die KI prüfen, ich würde sie nicht fest in ein Tool einbauen, weil man dort schnell falsche Sicherheit bekommt.

Helga, deine Methode mit dem Zur-Seite-Stellen finde ich sehr gut. Sie funktioniert bei dir, weil du deine Rohstoffe seit Jahren kennst. Ich als Rookie habe viele im Schrank, die ich noch nie ausprobiert habe, und hatte deshalb gar keinen Überblick. Das war für mich der Hauptgrund für die Rohstoffverwaltung.

Das mit dem Einschmieren und den Fußmassagen heben wir uns für Version 2.x auf.

liebe Grüße
jane

[Helga]

Das war für mich der Hauptgrund für die Rohstoffverwaltung.

Find ich ja gut , ich treffe nächste Woche bibib und werden das sicher auch als Thema haben .

[WillWissen]

ich treffe nächste Woche bibib

sehr cool - viel Spaß Euch Beiden

[Beauté]

... blöd nur dass so kleine Roboter keinen knackigen Po und seidige Haut haben, das Auge will schließlich auch was davon haben...

Huch, da hast Du natürlich recht !
LG - Beauté